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Comment être RGPD/LPD compliant?
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Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est un règlement européen qui a pour objectif d'harmoniser les règles de protection des données à l'échelle de l'Union européenne. La révision de la LPD (Loi fédérale suisse sur la protection des données) entrée en vigueur en 2023, a modernisé la LPD de 1992 qui était en vigueur jusqu’alors. Elle reprend de nombreux principes du RGPD, sans toutefois être sa copie.
Le droit de la protection des données vise à garantir les droits de la personnalité des individus en relation avec l’utilisation leurs données personnelles. Le droit de la protection des données fixe des règles aux entreprises dans le développement leurs activités.
En savoir plus
La mise en place de mesures de protection des données par une organisation est un moyen de respecter les personnes liées à l’entreprise tels que les clients, les collaborateurs, ou les visiteurs du site internet. De plus, ces mesures représentent un avantage concurrentiel pour une organisation car elles garantissent sa robustesse en cas d’attaque informatique et évitent ainsi les dégâts d’images et donc les pertes de parts de marché. Enfin, certaines mesures de protection des données doivent être prises afin de respecter le cadre légal et éviter ainsi des poursuites judiciaires.
La conformité à la LPD (mais aussi au RGPD lorsque celui-ci est applicable) est essentielle pour plusieurs raisons:
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Éviter les sanctions financières: Les autorités de contrôle peuvent infliger des amendes très importantes aux entreprises qui ne respectent pas la réglementation.
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Préserver la réputation de l’entreprise: Une violation des données peut avoir des conséquences désastreuses sur l'image de marque et la confiance des clients.
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Améliorer la relation client: En démontrant leur engagement en faveur de la protection des données, les entreprises renforcent la confiance de leurs clients.
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Favoriser l'innovation: Une approche proactive de la protection des données peut stimuler l'innovation et le développement de nouveaux produits et services.
Le Règlement Général sur la Protection des Données a révolutionné la manière dont les entreprises gèrent les données personnelles. Pour se conformer à cette réglementation, il est essentiel de comprendre les enjeux spécifiques à chaque secteur d'activité. Dans son sillage la révision de la LPD, entrée en vigueur en 2023, a imposé de nombreuses nouvelles obligations aux entreprises.
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Certains secteurs d'activité sont particulièrement concernés par les normes de protection des données (RGPD ou LPD), en raison de la nature particulière des données qu'ils traitent:
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Le secteur de la santé: Dans le secteur médical, les données des patients sont considérées comme particulièrement sensibles. Pour garantir la confidentialité des données de leurs patients, les établissements de santé, les compagnies d'assurance maladie et les entreprises pharmaceutiques sont soumises a des règles strictes. Elles doivent accorder une attention particulière à la protection de ces informations.
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L’Etat: Les institutions publiques ne peuvent traiter des données personnelles que s’ils disposent d’une loi. La loi garantit le principe de transparence du traitement. L’administration fédérales doit se conformer aux exigences de la LPD. Les administrations cantonales et communales doivent se conformer aux exigences des lois cantonales de protection des données. Il en existe 26. Selon la LPD, lorsque l’Etat traite les données des entreprises, il doit les protéger comme des données personnelles.
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Les secteur de la Tech: Les entreprises technologiques collectent et traitent d’immenses quantités de données personnelles, notamment dans le cadre de leurs services en ligne (réseaux sociaux, moteurs de recherche, etc.). Elles ont mis en place des mécanismes de consentement transparents et s’engagent à garantir la confidentialité des données des utilisateurs, en plus de leur sécurité.
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Le secteur financier: Les institutions financières traitent également des données personnelles sensibles telles que les coordonnées bancaires, les historiques de transactions et les informations financières de leurs clients.
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La mise en conformité avec la LPD est un processus continu qui nécessite une approche globale. Chez Secure4u, nous recommandons les étapes suivantes:
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Réalisation d'un audit de conformité: Le premier pas consiste à évaluer l'état actuel de votre organisation en matière de protection des données et de sécurité des données. Cet audit permet d'identifier les écarts par rapport à la réglementation et de définir un plan d'action.
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Etablissement d’un registre des activités de traitement: Il est essentiel de recenser toutes les opérations de traitement de données mises en œuvre au sein de votre organisation.
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Évaluation des risques liés à chaque traitement: Chaque traitement de données présente des risques spécifiques. Il est important d'évaluer ces risques et de mettre en place les mesures techniques et organisationnelles adéquates.
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Adoption de politiques de confidentialité: Les politiques de confidentialité doivent être claires, compréhensibles, simples et facilement accessibles. Elles doivent notamment informer les personnes concernées sur la manière dont leurs données sont traitées, leurs droits et à qui s’adresser si elles ont des questions.
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Formation des collaborateurs: La sensibilisation des collaborateurs aux questions de protection des données et de sécurité des données est essentielle pour garantir le respect au quotidien de la protection des données au sein de l'organisation.
Le rôle du CPD ou DPO: un atout pour la compliance
Le Conseiller à la protection des données (CPD) ou Data Protection officer (DPO) joue un rôle clé dans l’accompagnement d’une organisation sur les questions de protection des données. Le DPO apporte notamment son expertise pour:
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Conseiller la direction sur la gouvernance des données de organisation.
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Conseiller les projets informatiques afin de garantir le respect de la protection des données dès la conception des systèmes d’information (data protection by design).
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Former les collaborateurs de manière continue à la protection des données et à la sécurité des données.
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Réaliser des audits pour évaluer la conformité de l'organisation.
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Gérer les incidents de sécurité liés aux données personnelles.
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Assurer la liaison avec les autorités de surveillance (notamment le préposé fédéral à la protection des données).
Faire appel à un DPO externe, permet de garantir son indépendance et est souvent recommandé dans les structures de tailles moyennes. Les organes fédéraux ont même l’obligation d’avoir un DPO.
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La transparence est un principe fondamental de la LPD. Les personnes concernées doivent être informées de manière compréhensible et complète sur la manière dont leurs données sont traitées. De plus, elles peuvent en tout temps faire valoir des droits envers des organisations, à commencer par demander si des données personnelles la concernant sont traitées. Pour cela, il est recommandé de:
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Publier une politique de confidentialité claire et accessible pour chaque groupe de Stakeholder.
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Informer les personnes lors de la collecte des données.
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Disposer d’un processus interne en cas de demande d’une personne concernée afin de répondre dans le délai imparti.
La conformité aux normes de protection des données (LPD/RGPD) est un enjeu majeur pour toutes les organisations qui traitent des données personnelles. A ce titre il est important d’impliquer tous les échelons hiérarchiques dans leur mise en œuvre. Par exemple : l’approbation d’une directive générale de protection des données par le Conseil d’administration d’une entreprise est une étape nécessaire car elle fixe les attentes envers l’échelon opérationnel.
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